Kassensysteme und Kassensoftware – ein Überblick

Kassensoftware und Kassensysteme

Sie führen oder eröffnen einen Laden, ein Restaurant oder einen Friseursalon? Dann brauchen Sie eine Kasse. Alles, was Sie über die Kosten von Kassensystemen wissen müssen, erfahren Sie hier.

Grundsätzlich setzen sich die Preise von Kassensystemen aus den Kosten für die Hardware, Software, Installation, Einrichtung und Wartung zusammen. Bevor Sie sich mit den Kosten beschäftigen, sollten Sie jedoch wissen, welche Kassensysteme auf dem Markt angeboten werden, damit Sie entscheiden können, was Sie benötigen. Dieses setzt sich aus der Kasse selber (Hardware), der Software und dem Zubehör wie z. B. Geldschublade oder Bondrucker zusammen.

Kassensysteme

  • Registrierkasse: Eignet sich für Kleinunternehmen mit begrenztem Budget, die nur wenige Artikel im Angebot führen und keine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem brauchen.
  • PC Kassensystem: Die PC-Kasse, (POS-System) gibt es mit oder ohne Touchmonitor oder Lagerbewirtschaftung. Zudem gibt es viele Zusatzfunktionen wie Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Lösungen, vielfältige Auswertungen, etc.
  • Tablet Kasse oder iPad Kasse: ideal für kleine Geschäfte und nicht für Geschäfte mit viel Betrieb. Sie kann auch gut mobil eingesetzt werden.

Kleine oder neu eröffnete Geschäfte mit geringem Budget starten oft mit einer Tabletkasse oder einer elektronischen Registrierkasse, da die Investitionskosten nicht so hoch sind. Die teureren PC-basierten Kassensysteme eignen sich für komplexere Aufgaben und bieten wesentlich mehr Vorteile bezüglich Funktionalität und Auswertemöglichkeiten. Für die Wahl der passenden Lösung ist neben der Funktionalität auch wichtig, wie viele Mitarbeiter das Kassensystem nutzen.

Kassensoftware Branchenlösungen

Die Anforderungen an eine Kassensoftware unterscheiden sich zwischen den Branchen sehr stark. Deshalb werden sehr viele unterschiedliche Branchen-Kassensoftwares angeboten. Achten Sie beim Kauf darauf, dass Sie eine Kassenlösung besorgen, die auf Ihre Branche abgestimmt ist. So erhalten Sie auch die für Sie wichtigen Funktionen.

Üblich sind Branchenlösungen für:

  • Detailhandel: POS (Point of Sale)-Kassensysteme oder Tabletkassen mit Schnittstellen wie z.B. zu Warenwirtschaftssystemen, ERP, verschiedene Zahlungsmöglichkeiten etc.
  • Gastronomie: PC-basierte Kasse. Mit Tischverwaltung und speziell für die Gastronomie entwickelter Kassensoftware.
  • Friseur/Kosmetik: Kassensysteme mit Funktionen wie Kundenkartei, Terminkalender, Gutscheindruck, Verkaufsstatistik, Lagerverwaltung etc.

Kassensoftware wird entweder als Einzellizenz gekauft (einmalige Kosten ab ca. 800 EUR) oder mit monatlichen Mietgebühren ab ca. 50 EUR/Monat) für die Nutzung gemietet. Die Preise berechnen sich aufgrund der Komplexität der Software (Anzahl Funktionen und Schnittstellen). Da die Preismodelle der verschiedenen Anbieter unterschiedlich aufgebaut sind, lohnt es sich, die Angebote verschiedener Anbieter genau zu prüfen. Bei den POS-Kassensystemen haben die Anbieter neben ganzen Systemen mittlerweile auch modulare Angebote im Sortiment. Deshalb sollten Sie genau prüfen, was Sie wirklich brauchen.

Die Kassensoftware von www.afono-kassensoftware.de zum Beispiel ist für den Handel in verschiedenen Branchen geeignet: Blumenläden, Baumärkte und Fotostudios können ebenso damit arbeiten wie auch Möbel- und Einrichtungsgeschäfte, Modegeschäfte und Elektronikfachgeschäfte. Es ist eine schnelle und leicht bedienbare Kassenlösung, welche für kleine bis große Handelseinrichtungen entwickelt wurde.

Cloud Lösungen für Kassensysteme

Ein Cloudangebot bedeutet, dass Sie die Software nicht kaufen müssen. Sie bezahlen pro Monat eine Mietgebühr. Dies hat den Vorteil, dass Sie keine hohen Investitionskosten haben und die Wartung, Backup und Updates der Software automatisch gemacht werden. Je länger je mehr bevorzugen KMU die Cloud Varianten.

Kassen-Zubehör

Das Kassensystem wird mit dem Zubehör, das Sie benötigen, komplettiert. Lassen Sie sich von den Anbietern entsprechend die Kosten anbieten.

  • Geldschublade
  • Bondrucker
  • externe Drucker
  • Zahlterminal/Kartenlesegeräte
  • mobile Bestellsysteme
  • Barcodescanner
  • POS-Software

Kostenüberblick Kassensysteme

Kassensystem ModellBeschreibungPreise für den Kauf
einfache RegistrierkasseProgrammierung, Wartung, Belegausdruck und Geldschubladeab ca. 1’500 EUR
POS-Kassensystem (Einzelhandel)Touchscreen, Reports, Schnittstellen zu Warenwirtschaftab ca. 6’000 EUR
GastrokasseTouchscreen, im Verbund einsetzbar, Reportsab ca. 4’000 EUR
iPad-Kasse, Tablet-KassensystemTablet, Geldschublade, Bondruckerab ca. 3’000 EUR
SoftwareTablet/iPad-Kasse, Mieteab ca. 80 EUR/Monat

Zum Leistungsumfang einer kompletten Einrichtung gehören:

  • Programmierung der Warengruppen, Artikel und Direktfunktionen
  • Installation und Vernetzung vor Ort
  • Ausbildung der Benutzer

In der Regel sind diese Kosten eingeschlossen. Allerdings kann es auch sein, dass bei manchen Anbietern die Programmierung einer bestimmten Anzahl von Artikeln und Warengruppen im Grundpreis nicht enthalten ist oder nur bis zu einer bestimmten Anzahl . Damit es später zu keiner Überraschung kommt, lassen Sie sich am besten alle nicht eingeschlossene Dienstleistungen vorab anbieten und auflisten. Fragen Sie zudem nach den Stundensätzen für zusätzliche Leistungen.

Kostenbeispiele

Mit den verschiedenen Kassensystemen, die es auf dem Markt gibt, ist es gar nicht so einfach, herauszufinden, welche Kosten auf den Käufer zukommen.

Kosten Tabletkasse für kleine Boutiquen

Die Preise für eine Tabletkasse belaufen sich im Schnitt auf 684 EUR pro Jahr. Bei über 60 Prozent der Anbieter ist eine Warenwirtschaftslösung im Preis nicht enthalten. Hingegen kommen die Kosten für das Tablet (Hardwarekosten) bei über 80 Prozent der Anbieter hinzu.

Kosten POS-Kassenlösung für kleine Ladenketten

Bei den tiefpreisigen Anbietern sind die Kosten für die POS-Kassen (Hardwarekosten) nicht enthalten. Die einmaligen Kosten für Installation und Set-up belaufen sich im Schnitt auf 914 EUR. Eine Schnittstelle für z. B. Abacus kostet im Schnitt zwischen 400 – 500 EUR.

Kosten Gastrokassen mit mobilen Bestellterminals

Bei den tiefpreisigen Anbietern sind die Hardwarekosten nicht enthalten. Die Preise der zwei mobilen Bestellterminals liegen im Schnitt bei 827 EUR pro Jahr. Die einmaligen Kosten für Installation und Set-up belaufen sich im Schnitt auf 813 EUR.

Wartungskosten nicht vergessen

Bei einem Kassensystem ist ein Wartungsvertrag für Problem- und Störfälle von Vorteil. Wichtig ist, dass Sie sich beim Anbieter erkundigen, welche Leistungen und Reaktionszeiten im Störfall abgedeckt werden. Es gibt auch Kassensysteme, bei denen eine Fernwartung möglich ist. Damit sparen Sie sich auch Zeit und Kosten.

Holen Sie aufgrund Ihrer genau definierten Bedürfnisse verschiedene Angebote ein. Wie unsere Kostenbeispiele zeigen, lohnt sich ein Vergleich von Angeboten für Kassensysteme unbedingt.

Tipps für ein Kassensystem im Überblick

Beim Kauf einer Registrierkasse muss man zahlreiche Aspekte beachten. Nicht nur die Vielzahl von Anbietern und Systemen erfordern eine intensive vorbereitende Information über die Möglichkeiten von Kassenlösungen. Auch neue gesetzliche Bestimmungen setzen erhöhte Anforderungen an die Kasse. Wenn Ihr Unternehmen ein Kassensystem kaufen möchte, dann muss dieses auch genau zu den Bedürfnissen des Betriebes passen. 

Tipp 1 – Wie sollte ein passendes Kassensystem aussehen?

Aus dem umfangreichen Angebot an Kassensystemen sollte man eine Software und Hardware wählen, die auf die Branche des Unternehmens genau zugeschnitten ist. Denn jede Branche erfordert andere Funktionen im System: die Ladenkasse muss andere Aufgaben erfüllen als eine Kasse im Restaurant. Das neue Kassensystem muss alle wichtigen branchenrelevanten Funktionen ausführen können, um sich reibungslos und auch langfristig in den Arbeitsalltag einzufügen. Gastronomische Betriebe, die ein Kassensystem kaufen, brauchen zum Beispiel Tischpläne, Bedienungsschlösser, Rechnungsseparation oder Informationstransfer zur Küche. Ein Bekleidungsladen hingegen braucht zum Beispiel eine zuverlässige Retourenverwaltung oder Mehrwertsteuerumschaltungen für Verkäufe in oder außer Haus. Wenn man ein Kassensystem kaufen möchte, dann sollte man sich eine Liste mit allen benötigten Funktionen erstellen, die man einem Hersteller mit langjährigen Erfahrungswerten in seiner Branche vorlegt.

Tipp 2 – ein Kassensystem gegen den Blackout

Gegen den Ausfall der Kasse sollte man gut gerüstet sein. In einem Unternehmen, in dem die Kasse laufend in Betrieb ist, kann ein Ausfall nicht nur Ärger beim Kunden verursachen. Er kann auch äußerst teuer werden und in der Buchhaltung erhebliche Schwierigkeiten auslösen. Wenn Unternehmen ein Kassensystem kaufen, sollten sie großes Augenmerk auf die Ausfallsicherheit legen. Das neue Kassensystem sollte daher bereits erprobt und erwiesen stabil sein. Immer mehr Betriebe setzen auf die Nutzung eines Cloudsystems. Dieses bietet eine Verfügbarkeit der betrieblichen Daten von verschiedenen Standorten aus und schützt sie gegen Verlust. Dennoch sollte eine Kasse aber auch offlinefähig sein. Denn das Kassensystem muss auch bei einem Ausfall der Internetverbindung stabil bleiben und weiterhin funktionieren. Wenn der Betrieb auch mobil ist und zum Beispiel auf Märkten, bei Verkaufsveranstaltungen oder bei Straßenfesten Waren verkauft, dann bietet ein System mit Offlinefunktion einen erheblichen Vorteil.

Tipp 3 – das organische Kassensystem

Auch wenn das Unternehmen klein startet – mit den Jahren wird es sein Gesicht womöglich stark verändern. Es kommen nicht nur neue Produkte hinzu. Der Betrieb wird auch wachsen oder expandieren. Denn ein Unternehmen ist immer ein beweglicher Organismus. Daher sollte ein Kassensystem die Fähigkeit haben, sich an veränderte Erfordernisse auch anpassen zu können. Zu den wichtigsten Funktionen einer organischen Kassenlösung gehören zum Beispiel

  • Anschlussmöglichkeiten für weitere stationäre oder mobile Kassen
  • Vernetzungsfähigkeit mit Kassensystemen an anderen Orten
  • Funktionen für eine zentrale Verwaltung von einem Büro aus
  • Adaptionsfähigkeit mit Zusatzgeräten
  • Erweiterungsfähigkeit mit neuen Funktionen

Tipp 4 – ein Kassensystem, das mit der Zeit geht

Achten Sie beim Kauf eines Kassensystems darauf, dass der Hersteller für die Software regelmäßige Updates bereit stellt. Der Anbieter sollte auch in der Lage sein, auf neue technische Entwicklungen oder Gesetzesänderungen schnell und zuverlässig reagieren zu können. Auch aktuelle und womöglich zukünftige Bezahlarten sollte die Kasse berücksichtigen. Die neue Kasse sollte zum Beispiel das kontaktlose Bezahlen mit NFC als Standard anbieten.

Tipp 5 – ein unkompliziertes Kassensystem kaufen

Ein Kassensystem sollte einfach zu bedienen sein. Denn aufwändige Schulungen für das Personal kosten wertvolle Zeit und viel Geld. Neue Mitarbeiter sollten sich rasch in das System einarbeiten können. Ein einfach zu bedienendes Kassensystem schützt vor Bedienungsfehlern und erspart Ärger mit dem Kunden und mit dem Finanzamt. Die Bedienerführung des Systems sollte so konzipiert sein, dass häufige Funktionen besonders einfach zu finden sind. Darüber hinaus muss es das Kassensystem ermöglichen, neue Produkte selbst anzulegen und Anpassungen zum Beispiel von Waren oder Preisen selbst einzupflegen. 

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Thomas Urland

Gründete 2004 die Firma IT-B@SICS, welche sich unter anderem auch mit der Programmierung von Online-Shops beschäftigt. Aber auch die Programmierung von Unternehmenswebsites bis hin zu großen Portalen gehört zum Leistungsumfang. Weitere Informationen zum gesamten Angebot unter www.it-basics.net.

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